La gestion des formations dans les hôpitaux est un défi constant, où la charge administrative et le manque de visibilité rendent la tâche chronophage et complexe. Grâce à Formeo, les institutions de santé peuvent désormais centraliser, automatiser et optimiser l'ensemble de leur processus de formation, comme l'explique Jérémy Mespouille, coordinateur RH et utilisateur clé de la solution.
Dans l'interview, Jérémy Mespouille décrit comment, avant Formeo, la gestion des formations reposait sur des outils manuels tels que des feuilles Excel ou des systèmes de type Doodle. Cela impliquait une triple encodage fastidieux : entre l’intranet pour les inscriptions, les attestations de présence et la validation dans le logiciel de gestion de temps (Staffplanner). « À l’époque, on avait des fichiers Excel de 10 000 à 15 000 lignes pour suivre les formations. C’était vraiment la cata, et l’idée de Formeo était de simplifier tout ça, » partage-t-il.
Formeo permet désormais une simplification drastique du processus. Dès qu’une présence est validée, l’information est automatiquement injectée dans le logiciel de gestion de temps, évitant ainsi les doublons d’encodage. Selon Jérémy, cette automatisation a « vraiment permis de gagner du temps à tous les niveaux, aussi bien pour les collaborateurs que pour l’équipe RH. »
Formeo ne se contente pas de simplifier la gestion des formations : il permet aussi de créer des parcours de formation sur mesure. Cela s’avère crucial pour les établissements de santé, où certaines certifications sont obligatoires, comme les formations accréditées ou les recyclages pour les infirmiers.
« On peut créer des parcours pour différents profils comme les nouveaux managers ou les infirmiers en soins intensifs. Le système permet de suivre où chaque collaborateur en est dans son parcours, » explique Jérémy. Cela permet non seulement de s’assurer que les collaborateurs suivent les formations nécessaires, mais également de structurer le développement professionnel de manière plus efficace.
L’un des prochains défis pour Formeo est d’intégrer davantage de fonctionnalités comme l’e-learning, une évolution qui permettra de couvrir tous les types de formations, internes et externes. Cela permettra une gestion centralisée et complète des compétences.
« L’idée est que Formeo devienne l’outil unique pour la gestion de toutes les formations, » précise Jérémy. En intégrant le reporting avancé et en facilitant l’accès à une bibliothèque de formations externes, Formeo va non seulement simplifier la gestion mais aussi améliorer le suivi réglementaire, notamment avec le Federal Learning Account, qui exige le reporting des données de formation. Cela représente un avantage considérable pour les institutions de santé qui doivent se conformer à ces exigences légales.
Formeo s’adresse à plusieurs types d’utilisateurs au sein des hôpitaux, des gestionnaires RH aux responsables de département. En plus de faciliter la gestion administrative, Formeo permet aux managers de visualiser les formations suivies par leur équipe via l’espace "Mon équipe". Cela donne une vue d’ensemble sur le suivi des qualifications, les recyclages, et les formations obligatoires, améliorant ainsi la traçabilité et la transparence.
« Pour les collaborateurs, c’est aussi un grand changement, » explique Jérémy. Au lieu de devoir jongler entre plusieurs fichiers ou outils, tout est accessible via Formeo, ce qui décloisonne les services et permet à chacun de voir les formations disponibles au sein de l’institution.
Pour les institutions qui hésitent encore à digitaliser leur gestion des formations, Jérémy conseille de « foncer » : « C’est se simplifier la vie à tous les niveaux. Dès qu’une formation est validée, tout est automatiquement mis à jour dans le système. Cela évite la perte d’informations et facilite grandement la gestion des attestations, du reporting et du suivi. »
Avec l'extension continue de ses fonctionnalités, notamment l'e-learning et le reporting avancé, Formeo se positionne comme un outil incontournable pour les hôpitaux souhaitant améliorer l'efficacité de leur gestion des formations, tout en répondant aux exigences réglementaires croissantes du secteur.
La mise en place de Formeo dans les hôpitaux représente un tournant décisif dans la digitalisation des processus de formation. En automatisant les tâches administratives, en permettant la création de parcours sur mesure, et en intégrant des outils de suivi réglementaire, Formeo aide non seulement à gagner du temps mais aussi à professionnaliser la gestion des compétences. Pour en savoir plus, inscrivez-vous à notre webinaire avec Jérémy Mespouille et découvrez comment Formeo peut transformer la gestion des formations dans votre établissement.