L'implémentation de Formeo dans l'institution Hélora, supervisée par Jérémy Mespouille, a marqué un tournant dans la gestion des formations en milieu hospitalier. Avant Formeo, les processus étaient éclatés, chronophages et sujets à des erreurs fréquentes, notamment en raison de l'utilisation de fichiers Excel et de systèmes comme Doodle pour l'inscription. Face à ces difficultés, Hélora a cherché une solution qui offrirait non seulement une gestion fluide des formations, mais aussi une intégration complète avec son logiciel de gestion du temps.
Comme le décrit Jérémy, « à l’époque, gérer les formations était un casse-tête. Tout était manuel, et le suivi des formations se faisait dans des fichiers Excel qui pouvaient avoir jusqu'à 15 000 lignes. » L'intranet de l'hôpital ne permettait pas une gestion efficace des inscriptions, et l'absence d'automatisation signifiait qu'à chaque étape, il y avait un risque d'erreurs et de pertes d'informations.
Par exemple, les formations internes étaient mal gérées, et les absences ou annulations de dernière minute n'étaient pas toujours enregistrées correctement. La gestion du temps était également problématique, obligeant l’équipe à faire des extractions manuelles pour produire des rapports annuels. Ce processus fastidieux a amené Jérémy et son équipe à chercher une solution plus adaptée.
L'intégration de Formeo a été progressive mais essentielle pour résoudre ces défis. « Nous avons fait un vrai saut en avant en choisissant Formeo, non seulement parce que c’est un logiciel de gestion des formations, mais surtout parce qu'il comprend les besoins spécifiques des soins de santé, » souligne Jérémy.
Dès son déploiement, Formeo a permis une gestion centralisée des formations, une automatisation des processus et une connexion directe avec le logiciel Staffplanner pour gérer les heures de formation. L'un des points forts a été la capacité à valider automatiquement les présences dans Formeo, ce qui a immédiatement mis à jour les heures de travail dans Staffplanner. Jérémy insiste sur le fait que cet automatisme a permis d’économiser des heures de travail pour l’équipe RH.
L’implémentation de Formeo a eu des effets immédiats. Premièrement, la charge administrative a été réduite de manière significative. Le triple encodage a disparu, remplacé par un système unique et intuitif, qui a permis de centraliser toutes les informations liées aux formations, internes comme externes.
Deuxièmement, les parcours de formation ont été mieux structurés. « Aujourd'hui, nous pouvons créer des parcours de formation spécifiques à chaque profil, comme pour les nouveaux managers ou les infirmiers chefs d'unité, et suivre exactement où chaque collaborateur en est dans son développement, » explique Jérémy.
En termes de reporting, l’équipe RH d’Hélora a gagné en précision et en visibilité. Formeo permet désormais de générer des rapports détaillés par département, service ou unité, avec un historique complet des formations suivies et des heures de formation accumulées. Cela aide non seulement au suivi des compétences mais aussi à la conformité avec les normes légales en matière de formation.
Formeo ne se contente pas de résoudre les problèmes actuels ; il se développe avec l'institution. À moyen terme, l'objectif est d'intégrer l’e-learning et d'interconnecter les institutions utilisant Formeo. Cela permettrait aux hôpitaux de partager des formations externes et d’offrir un catalogue plus riche à leurs collaborateurs.
« À terme, Formeo va devenir un outil central pour toutes les formations, internes et externes, » précise Jérémy, en soulignant que la possibilité d’accéder à une bibliothèque de formations interinstitutionnelles est un atout pour le secteur hospitalier.
L'implémentation de Formeo à Hélora montre que la digitalisation de la gestion des formations en milieu hospitalier est non seulement possible, mais nécessaire. En réduisant la charge administrative, en améliorant la traçabilité et en optimisant les parcours de formation, Formeo a transformé la manière dont les hôpitaux gèrent les compétences et le développement de leurs équipes. Les résultats obtenus à Hélora sont un exemple concret de ce que la digitalisation peut apporter à l'ensemble du secteur. Pour découvrir comment Formeo peut transformer la gestion des formations dans votre établissement, n'hésitez pas à vous inscrire à notre prochain webinaire avec Jérémy Mespouille.